Dans votre entreprise, vous effectuez des prestations et créez des factures.

Lorsque ces factures parviennent à votre client, et plus précisément aux assistances, elles émettent un règlement de la prestation.

Grâce au module d'import des virements de PowerPanne, vous n'avez plus besoin de pointer toutes les lignes manuellement, car nous avons un robot qui le fait à votre place.

Pour l'utiliser, rendez-vous dans la section Finances > Gestion automatique des virements 🤖

Quelles assistances sont compatibles ?

Les assistances compatibles sont les suivantes 👉

De quoi PowerPanne a-t-il besoin? 🔎

Notre robot a besoin du bordereau original et non modifié transmis par l'assistance au format PDF. Vous le recevez généralement par mail pour toutes les assistances.

Note: pour AXA Assistance vous pouvez le télécharger sur PopAssist.

Comment envoyer le fichier sur PowerPanne pour traitement par le robot ?

Il suffit de cliquer sur l'option: "Ajouter un fichier de virements" situé en haut à droite de l'écran.

Remplissez ensuite l'interface suivante:

Mode d'emploi 🗂️

Fichier: Vous permet de sélectionner le fichier à pointer.
Forcer une date de virement: Dans le cas où votre fichier de règlement ne contient pas de date ou que vous souhaitez intégrer le virement avec une autre date.

Rappel 👉

Si vous laissez le champ de la date vide, le robot utilisera la date présente dans le document ou la date du jour s'il n'en trouve pas.

Compte bancaire: vous devez indiquer sur quel compte bancaire le dépôt a été fait.

Afin de générer le dépôt du virement dans le bon compte bancaire et la ligne comptable associée, vous pouvez voir l'article (export de règlement) 👉 (http://aide.powerpanne.com/fr/articles/766033-export-des-reglements)

Au moment du pointage, vous devriez donc avoir une ligne de dépôt en banque qui viendrait équilibrer celle générée par PowerPanne lors de l'export.

Référence de virement: Indiquez simplement une référence interne pour le virement. Elle apparaitra dans l'écriture comptable au moment de l'export.

Et ensuite? 🤔

PowerPanne vous indique qu'il est en train de traiter le fichier.

Vous pouvez alors quitter la page et revenir plus tard si vous le souhaitez ou simplement patienter jusqu'à ce que la page vous affiche le résultat de l'import des règlements.

Pour chaque ligne de votre fichier, vous retrouvez en bout de ligne "l'œil"👁 et si vous cliquez dessus, vous aurez le détail de toutes les factures correspondantes au virement qui ont été validées.

Lorsque le traitement s'est bien déroulé, vous devriez voir OK en vert en bout de ligne✅

En cas d'anomalie, un message d'erreur en rouge apparaît et vous propose de relancer la recherche de la facture, afin de pointer automatiquement la facture.

Vous pouvez inscrire directement dans l'encadré le N° de votre facture.

Le traitement de votre fichier est maintenant terminé.

Comprendre ce que le robot pointe? 🆘

Lorsque le robot a terminé de pointer le virement que vous avez introduit dans la gestion automatique des virements, vous avez un tableau qui résume l'ensemble des virements comprenant toutes les factures pointées.

Voici le détail des colonnes du tableau 🔎

Créé le > Date que vous avez introduite.
Lecture du fichier > Indique si la reconnaissance du fichier s'est bien déroulé.

Si votre fichier n'est pas un fichier original, vous verrez une erreur dans cette colonne.

Recherche en cours > Lorsque vous importez un grand nombre de lignes, le robot continue de traiter les informations pendant que vous faites autres chose.

Cette colonne ne se rafraichit pas en temps réel et vous indique le nombre de lignes en attente de traitement.

Trouvées > Vous permet de savoir combien de lignes ont été trouvées et pointées automatiquement.

Non trouvées > Vous permet de savoir combien de lignes n'ont pas été trouvées et donc pas put être pointées.

Vous devez être particulièrement vigilants à cette colonne qui nécessitera quasi-systématiquement un traitement manuel.

Abort > Vous permet de savoir si une erreur est survenue lors de la recherche de X ligne(s) de paiement.

Compte en banque > Vous indique le compte bancaire sélectionné.

Total trouvé > Vous indique le montant TTC des factures trouvées et donc pointées.

Total général > Vous indique le montant total général TTC des factures trouvées et non trouvées.

Client > Vous indique le nom de l'assistance.

Référence du virement > Référence renseignée lors du téléchargement du bordereau de l'assistance.

Tmp Trt > Vous indique le Temps de traitement du fichier

Voir > Vous permet de consulter toutes les lignes traitées

Télécharger > Vous permet de télécharger le fichier importé par vos soins.

Et si l'assistance ne m'envoie pas de bordereau par mail?😅

Il arrive que certaines assistances n'envoient pas les bordereaux de paiement par mail, mais vous pouvez tout de même passer par la gestion automatique des virements.

Comment? 🤔

Au même endroit > Administration> Gestion automatique des virements, tout en bas de la page.

Il suffit d'utiliser ce bouton: "télécharger le fichier prêt à remplir pour les imports génériques":

Vous aurez un fichier Excel qui se téléchargera sur votre ordinateur, dans lequel vous pourrez renseigner les informations et ensuite procéder de la même façon que pour les bordereaux en PDF.

Numéro de facture > Indiquez le numéro de facture

Référence unique de > Indiquez la référence sur l'avis de paiement
Date du paiement > Indiquez à quelle date a été réalisé le paiement
Montant versé TTC > Indiquez le montant reçu

Attention🖐️ les colonnes du fichier ne peuvent être modifiées pour que la lecture des données puisse être effectuées par le robot.