Comment ça fonctionne ? 🤖
Le dispatch automatique vous permet de mettre en place notre robot qui va dispatcher et missionner toutes les missions à votre place et cela H24⏱️.
Une fois que le dispatch automatique est activé, et lorsqu'une mission tombe dans votre menu dispatch, le robot accepte la mission en question et va prendre en compte plusieurs éléments importants pour pouvoir l'attribuer à un dépanneur.
Il va d'abord sélectionner les dépanneurs par rapport à la distance du lieu d'intervention et ensuite, par leur statut (disponibilité), parmi la liste des dépanneurs pour pouvoir missionner.
C'est pour cela qu'il est nécessaire, en utilisant le dispatch automatique, que les dépanneurs sachent gérer leurs statuts sur l'application mobile, afin que le robot puisse faire son travail le plus juste possible.
Il est important aussi, que lorsque vous activez le dispatch automatique, vous n'intervenez pas dans le déroulement des missions pour que le robot fasse son travail correctement.
Comment activer ? ✅
Pour activer cette fonctionnalité, il suffit d'aller dans l'onglet Administration, puis Configuration de la société et ensuite Dispatch automatique.
Par la suite, activer "oui" et enregistrer les modifications :
Vous avez mis en place le dispatch automatique, vous pouvez alors paramétrer selon vos besoins.
Comment configurer toutes les options 🔎
1 - A cet endroit, on peut désactiver le dispatch automatique.
2 -Configuration des commentaires automatiques du robot :
Demander au robot de vous envoyer tous les rapports, vous sélectionner "tout rapporter".
Si vous activez cette option, le robot vous indiquera toutes les actions du missionnement, comme une affectation du dépanneur, mais aussi quand le dispatch automatique échoue.
Alors, un rapport est envoyé par mail à l'utilisateur pour le prévenir.
3 - Emails vers lesquels envoyer les rapports, séparés par des ; (points virgules) :
À cet endroit, vous renseignez l'adresse(s) mail(s) sur laquelle vous voulez recevoir les rapports du robot.
4 - Périmètre du dispatch automatique (en km) à partir du lieu d'intervention :
C'est le périmètre pris en compte par le robot à partir du lieu de panne, pour pouvoir missionner un dépanneur parmi la liste de vos dépanneurs disponibles.
Par exemple ⚠️ Si vous renseignez un périmètre de 100 kms, au-delà de cette distance, le robot ne missionnera aucun dépanneur.
Une alerte vous sera alors envoyée afin que vous puissiez intervenir manuellement sur la mission puisqu'elle sera considérée hors secteur.
5 - Numéro de téléphone à appeler lorsque le dispatch automatique a échoué :
Dans un cas comme l'exemple cité au-dessus, le numéro de téléphone est important, car vous recevrez un appel pour vous prévenir que le missionnement a échoué.
Un autre cas d'exemple : Si les dépanneurs missionnés par le dispatch auto, n'acceptent pas la mission sur l'application Mobile, alors le dispatch auto aura échoué.
6 - Une information importante relative à la facturation des appels robots :
"Attention, si ce numéro est un mobile, il vous sera facturé 0.09 € par appel"
Donc si possible, renseignez un numéro fixe pour ne pas être facturé !
7 - Déclencher X minutes avant l'heure programmée :
Nombre de minutes à renseigner pour déclencher le missionnement avant l'heure programmée. Le délai que vous allez renseigner, va permettre au robot de missionner le dépanneur.
Exemple : si votre mission est prévue pour 12h00 et que vous renseignez un délai de 60 minutes, le robot déclenchera le missionnement à 11h00.
8- Le robot doit attendre au minimum 0-4 minutes avant de traiter une nouvelle mission :
Si vous souhaitez un délai entre chaque missionnement.
9 - Nombre de chauffeurs à missionner :
Dans ce champ, il faut indiquer combien de dépanneurs le robot peut missionner.
Note : Le robot va d'abord missionner les dépanneurs par rapport à leur distance et ensuite par leur disponibilité (statut) parmi votre liste de dépanneurs.
10 - Délai de réponse pour le chauffeur (en seconde) :
Ce délai correspond au temps (en seconde) que vous donnez au dépanneur pour accepter la mission.
Au-delà de ce délai, le robot passera sur le prochain dépanneur qui sera le plus près de l'intervention.
S'il n'y a pas d'autre dépanneur à missionner, le robot remettra la mission dans le dispatch, avec l'envoi du rapport pour vous signaler que la mission aura échoué, et ce sera à vous de prendre le relai pour le missionnement de la mission.
11 - Missionner les chauffeurs occupés :
Cette information permet d'informer le robot si vous souhaitez qu'il missionne aussi les dépanneurs en statut occupé sur l'application Mobile.
Si le robot missionne un dépanneur en statut "disponible" et que celui-ci ne répond pas, alors, le robot passera au prochain dépanneur disponible ou déjà occupé (statut occupé) mais qui se trouve plus près de l'intervention.
12- Activer les dépanneurs de cette société uniquement :
Cette option concerne les dépanneurs qui appartiennent à plusieurs sites.
13- Assigner le dépanneur du dernier remorquage à la relivraison:
Cette option permet au robot d'affecter la mission de relivraison au même dépanneur ayant effectué le remorquage.
Quels sont les différents commentaires laissés par le robot dans la mission ? 📝
Il est important de savoir que lorsque vous utilisez le dispatch automatique, toutes les informations du missionnement et toutes les actions du robot sont notés dans l'œil de chaque mission.
✅ Affectation d'une mission :
Dans cet exemple, on peut voir comment le robot affecte une mission et choisit un dépanneur :
✅ Analyse des distances et des statuts des dépanneurs :
On peut voir ci-dessous, le robot qui affiche tous les dépanneurs de la société.
Premièrement, il écarte le dépanneur qui est en statut "ne travaille pas", et il missionne un dépanneur en prenant compte du périmètre, dans ce cas, c'est 25 kms (le périmètre est une configuration en amont) :
Dans l'exemple ci-dessous, on peut voir que le dépanneur choisi par le robot n'a pas répondu au bout de X secondes (paramétré en amont) :
✅ Missionnement "Abandon" :
Dans cet exemple, on peut voir "Abandon" et que le missionnement est impossible, car aucun chauffeur n'est disponible :
✅ Missionnement échoué :
Dans les commentaires ci-dessous, on peut voir que le robot a affecté un dépanneur et que celui-ci n'a pas répondu au bout de x secondes. Après deux tentatives, le dispatch automatique échoue.
On constate dans ce cas précis qu'il y a une intervention manuelle pour pouvoir réattribuer la mission à un dépanneur.
